Wie steigere ich meine Produktivität? Getting Things Done und Apps und Tools die ich liebe
Ich liebe es, Dinge zu optimieren und bin ein grosser Fan von nützlichen Optimierungs-Tools, die Zeit sparen und meine Arbeit einfacher, übersichtlicher und effizienter gestalten. Die richtigen Online-Tools können auch in Startups und Unternehmen zu einer höheren Produktivität führen, Kommunikation erleichtern oder ortsunabhängiges Arbeiten fördern. Da die Auswahl an Tools riesig ist, gebe ich dir hier einen Überblick über meine liebsten Methoden und Tools, wofür ich sie verwende und wofür sie gut sind.
1. Getting Things Done
Die Getting Things Done (GTD) Methode ist die Basis von all meinen Optimierungen. GTD von David Allen basiert auf wenigen, einfach umsetzbaren Regeln. Im Grundsatz geht es darum, alle offenen Enden zu erfassen - egal, um was es sich handelt oder welchen Aufwand sie bedeuten. Sind die offenen Enden erfasst, kann der Kopf wiederum für kreative Prozesse genutzt werden, da keine oder nur noch wenige Kapazität dafür genutzt werden muss, sich Sachen zu merken. Im ersten Augenblick scheint das GTD Prinzip aufwändig zu sein. Wird jedoch streng nach dem Prinzip gearbeitet, wie ich es seit Jahren tue, spart es nicht nur Zeit, sondern sorgt für einen konstant übersichtlichen Workload.
„Your mind is for having ideas, not holding them.“
Die Grundüberlegung des GTD-Prinzips ist, alle To Dos in ein System zu übertragen und zu Ordnen. Das System besteht im Wesentlichen aus fünf Schritten:
1. Sammeln: Es ist von grosser Bedeutung, wirklich alle Vorhaben, Termine oder Ideen an einem zentralen Ort zu sammeln. Für das Sammeln bieten sich praktische Tools und Möglichkeiten, auf welche ich später nochmals eingehe. Diese können, müssen aber nicht digital sein. Wichtig ist, dass wirklich alle Informationen, Aufgaben, Vorhaben etc. in dieser Sammlung auftauchen.
2. Verarbeiten: Im zweiten Schritt wird das gesamte Material aus den Eingangskörben (deiner Sammlung) weiterverarbeitet. Dafür werden folgende Fragen gestellt:
Um was für eine Aufgabe handelt es sich?
Kann ich aktuell etwas unternehmen?
Was ist der nächste Schritt?
Wichtig: Beim Verarbeiten deiner Sammlung sollte nichts wieder zurückgelegt werden - alles was im Eingang / in der Sammlung landet, wird weiterverarbeitet und sortiert. Wenn keine Handlung deinerseits nötig ist (beispielsweise bei Sachen, die nur als Kenntnisnahme gedacht sind), kannst du das Material entsorgen, in ein Irgendwann / Vielleicht Fach ordnen oder archivieren, falls du es in Zukunft als Referenzmaterial benötigen könntest.
3. Organisieren: Das Wichtigste zuerst - Aufgaben, die in 2 Minuten erledigt werden können werden direkt erledigt und nicht ins System übertragen. Alle weiteren Einträge, die eine Handlung erfordern, werden im nächsten Schritt in Zwischenablagen oder Listen geordnet, von wo aus sie weiterverarbeitet werden. Für das weiterverarbeiten gelten 3 Grundsätze:
Kalender:
Nur Termine werden im Kalender eingetragen
Projekte:
Alle Aufgaben, die Teilschritte erfordern, werden als Projekt erfasst, über welche regelmässig Überblick verschafft wird. Teilschritte werden dann mit festen Terminen im Kalender eingetragen. Eine Erinnerungsliste wird für alle Aufgaben geführt, die an andere delegiert wurden.
Aufgaben:
Einzelne Aufgaben werden auf eine Liste gesetzt und terminiert.
4. Durchsehen: Um deine Produktivität zu steigern, müssen deinen Aufgaben nicht nur geordnet, sondern auch regelmässig überprüft werden. So stellst du sicher, dass dein System jederzeit aktuell ist und du dich voll und ganz auf deine Aufgaben konzentrieren kannst. Checke dafür mehrmals täglich deinen Terminkalender und einmal täglich deine Aufgabenliste. Auch deine digitalen oder analogen Eingänge / Sammlungen sollten einmal täglich geleert werden. Dies kann beispielsweise morgens oder abends geschehen. Ein zusätzliches Prinzip ist, einmal wöchentlich einen Wochenrückblick durchzuführen. Dafür wird alles, was dir durch den Kopf geht notiert, Aufgabenlisten sowie der Kalender auf Aktualität überprüft und Feedback über delegierte Arbeit eingeholt.
5. Erledigen: Um Aufgaben zu erledigen, werden vier Kriterien berücksichtigt.
Kontext:
Vor einer neuen Aufgabe wird bestimmt, in welchem Kontext du dich befindest. Bist du bei der Arbeit? Willst du die Zeit einer Zugfahrt überbrücken? Je nach Kontext entscheidest du, welche Aufgaben geeignet sind.
Verfügbare Zeit:
Hast du entschieden, welche Aufgaben für deinen Kontext geeignet sind, überprüfst du den Zeitrahmen, der dir zur Verfügung steht. Beispiel: bei einer Zugfahrt von 30 Minuten reicht die Zeit, um einfache, nicht vertrauliche Mails zu beantworten - die Zeit wird jedoch zu knapp, um beispielsweise einen Geschäftsbericht zu verfassen.
Verfügbare Energie:
Wichtige Aufgaben und Termine sollten so angeordnet werden, dass sie möglichst günstig in deinem Rhythmus liegen. Fühlst du dich also am Morgen besonders fit, solltest du wichtige Aufgaben dann erledigen.
Priorität:
Sind die Aufgaben nach den oben genannten Kriterien geordnet, entscheidet schlicht die Priorität. Welche Aufgabe ist die wichtigste? Mit dieser wird begonnen.
Fazit: Das Getting Things Done Prinzip von David Allen hilft mir, ständig den Überblick über meine Aufgaben zu haben sowie zuverlässig nichts zu vergessen. Klare Strukturen sorgen dafür, dass freie Zeit effizient verwendet und produktivitätshemmendes, orientierungsloses Hin- und Herspringen von Aufgabe zu Aufgabe vermieden wird. Die Schwierigkeit des Systems liegt darin, seine eigenen Gewohnheiten zu ändern, sich an die neue Ordnung zu gewöhnen und das neue Prinzip konsequent anzuwenden. Zudem legt das GTD-Prinzip wenig Gewicht auf Priorisierung. Um GTD richtig anzuwenden, kannst du es mit weiteren Tools kombinieren, von welchen ich dir meine Favoriten nachfolgend vorstelle.
2. Lastpass
Lastpass ist ein praktisches Tool zur Sicherung aller Passwörter. Zudem lassen sich mit Lastpass sichere Notizen erstellen und beispielsweise mit Mitarbeiter/-innen teilen.
3. Notion
Notion nutze ich für alle meine Notizen und Links, die ich versende. Zudem können übersichtliche Ordner und To Do Listen erstellt werden. Auch für das Sammeln von praktischen Links ist Notion geeignet. Ist im Moment mein absolutes Lieblingstool.
4. Squarespace und Strikingly
Squarespace und Strikingly sind beides user friendly Tools für das Erstellen, Organisieren und Pflegen von Webseiten.
5. Asana
Asana ist ein praktisches Tools für Aufgaben und Projekte, besonders, wenn diese mit weiteren Personen geteilt werden oder mehrere Personen an einer Aufgabe oder an einem Projekt arbeiten. Mit Asana lassen sich praktische Projektpläne erstellen, Aufgaben terminieren und anderen zuweisen.
6. Google
Ich arbeite konsequent mit Google für alle Mails, Daten, Termine und Bilder. Google Mail, Google Kalender, Google Drive und Google Photos.
7. Audible
Audible ist mein Lieblings-Tool für Hörbücher. Auch das GTD-Prinzip von David Allen ist auf Audible als Hörbuch erhältlich.
8. Genius Scan
Genius Scan ist ein praktisches Scanner-App, welches Dokumente als JPEG oder PDF exportiert. Genius Scan beseitigt von selbst Fehler oder Verzerrungen. Ebenfalls lassen sich aus Scans mehrseitige Dokumente zusammenstellen. Diese kann ich dann gleich bei Google Drive hochladen.
Andere Tools die ich (noch) nicht brauche aber super praktisch sind:
9. Airtable
Airtable ist eine online Plattform für das Erstellen und Teilen von Datensätzen und Tabellen. Im Gegensatz zu Spreadsheets und Excel lassen sich Daten einfacher verarbeiten und kombinieren. Zudem ist das user interface freundlicher und übersichtlicher.
10. Zapier
Zapier ist eine praktische App zur Automatisierung von Workflows. Informationen aus Web und Apps werden automatisiert zusammengeführt. Beispielsweise kannst du damit G-Mail, Dropbox und Slack kombinieren - oder weitere ca. 2000 Apps, mit welchen du arbeitest.
11. Otter.ai
Otter.ai ist ein Technologieunternehmen, welches sich auf die Transkription von Sprache mithilfe künstlicher Intelligenz spezialisiert hat. Mit Otter.ai lassen sich beispielsweise Vorträge in Echtzeit Untertiteln, genauso aber auch Meetings oder Vorlesungen transkribieren.
12. Loom
Loom ist ein praktisches Tool für personalisierte Videobotschaften oder Aufnahmen des Screens, welches sich ideal eignet, um lange Mails, Anrufe oder Treffen zu umgehen. Die Videobotschaften lassen sich per Link direkt weitersenden.
13. Polymail
Polymail ist ein E-Mail Programm mit übersichtlicher Benutzeroberfläche, welche den ganzen Mailverkehr vereinfacht und zeitsparender gestaltet. Ebenfalls bietet Polymail diverse Zusatzfunktionen zu Google Mail.
14. Slack
Slack ist eine praktische Messenger Plattform, die auch für grosse Team geeignet ist, mit Google Drive und weiteren Programmen verbunden werden und auch grosse Datenmengen handeln kann.
15. Miro.com
Miro erlaubt Teams gemeinsames Planen oder Brainstorming auf digitalen Whiteboards und lässt sich ebenfalls mit Google, Slack, Dropbox und weiteren Apps und Tools verbinden .
17. Behance.net
Behance ist ein riesiges Netzwerk für das Präsentieren und Entdecken von kreativer Arbeit und wie Pinterest super für Inspiration zu Themen wie Logo, Grafik Design oder Branding.
18. Evernote
Evernote ist ähnlich wie Notion eine App für Notizen und To-Do Listen.
19. Roam
Roam ist ähnlich wie Evernote und Notion eine App für Notizen und To-Do Listen, mit dem Unterschied, dass Einträge auf mehreren Ebenen mittels “networked thought” miteinander vernetzt werden können. Auch ideal für Recherchearbeit.
20. Superhuman
Superhuman ist ein schneller E-Mail Anbieter mit zusätzlichen Möglichkeiten wie Automatisierungen, Sortierung der Mails via A.I, einsehen des Sendestatus oder dem Rückgängig machen von Sendungen.
21. Pmarca Guide to Personal Productivity
Wenn du noch mehr über Produktivität lernen möchtest, ist der Artikel Pmarca Guide to Personal Productivity sehr empfehlenswert. In diesem beschreibt Marc Andreessen spannende und unkonventionelle Taktiken zur Steigerung der eigenen Produktivität.
Fazit
Konzentriere dich lieber auf wenige, dafür nützliche (online) Werkzeuge. Hast du die richtigen Werkzeuge für dich gefunden, kannst du deine Prozesse vereinfachen, optimieren und einen besseren Überblick über Tasks gewinnen.
